Le Rotary Club Management System (ci-après, « POLARIS » ou « plateforme »), également appelé Harmony, est une initiative de :
Association Média du Rotary Suisse-Liechtenstein (ci-après, « AMR »)c/o Juris Treuhand AGIndustriestrasse 476304 ZugSWITZERLAND+41 (0)43 299 66 25info@rotary.ch
Dans les présentes Conditions générales, on entend par :
« Rotary International » : L’organisation centrale du Rotary qui se charge du soutien logistique et structurel aux divisions nationales ;
« Rotary » : Les organisations du Rotary relevant du territoire des districts utilisant Polaris (ci-après « Rotary» et « Nous ») ;
« Utilisateur » : Tout membre (en ce compris, le cas échéant, l’aspirant-membre ou autre non-rotarien invité) d’un club ou district rotarien enregistré sur la plateforme Polaris et se voit dès lors attribuer un droit d’utilisation ;
« Charte Vie Privée » : Document disponible sur notre site internet, reprenant toutes les informations concernant vos données personnelles et l’usage qui en est fait par Rotary.
L’utilisation de nos services s’accompagne toujours des droits et des obligations mentionnés dans les présentes Conditions générales(ci-après : les « Conditions »). Le renvoi aux présentes Conditions comprend implicitement un renvoi également à la Charte Vie Privée. Aucune dérogation aux présentes Conditions n’est admise. Il ne pourra être dérogé à ces Conditions Générales qu’à la condition que cela ait été mutuellement convenu et que lesdites dérogations soient consignées par écrit. Ces dispositions spécifiques ne s’appliquent qu’à la partie à laquelle elles dérogent. Les autres dispositions des Conditions restent en tout cas d’application.
Les présentes Conditions s’appliquent tant à Rotary qu’à l’Utilisateur. Vous êtes considéré comme Utilisateur dès l’instant où vous utilisez le service, peu importe que vous vous soyez préalablement enregistré ou non. De par la simple utilisation du service vous êtes présumé avoir reconnu et avoir accepté expressément l’application définitive et exclusive des présentes Conditions. Soyez donc bien sûr de les avoir lues et d’en avoir compris tous les termes.
Rotary se réserve le droit de modifier à tout moment les présentes Conditions. L’Utilisateur sera toujours tenu informé d’une quelconque modification.
Avec Polaris, Rotary veut mettre en œuvre une informatisation poussée de la gestion des membres des Clubs et Districts rotarien utilisant Polaris et d’intensifier l’information des membres. AMR est responsable du développement et de l’exploitation de cette plateforme.
Polaris remplit en premier lieu un rôle essentiel dans l’organisation des clubs et districts par le biais de différentes fonctions telles qu’un agenda des événements, un système de gestion des réunions, un système de gestion des documents pour les rapports de réunion, etc. Polaris fournit par conséquent un système de gestion du contenu ou Content Management System (CMS), une sorte d’espace de travail virtuel qui permet aux Utilisateurs d’ajouter du contenu, de le modifier, voire même de le supprimer.
En outre, Polaris sert de trait d’union entre les clubs et districts locaux d’une part et l’organisation nationale Rotary d’autre part. La plateforme permet de gérer le fichier des membres, accessible aux membres mandatés tels que les membres de Rotary. Ce fichier de membres garantit une communication efficace entre les membres et entre les membres et leurs clubs, districts ou l’organisation centrale nationale Rotary. Vous trouverez toutes les informations concernant la collecte de vos données personnelles dans notre charte vie privée.
Ce fichier de membres permet au Rotary d’exécuter ses tâches de manière plus efficace. Rotary utilisera dès lors la plateforme pour la diffusion de messages généraux et du Directory. Rotary ne devra pas se cantonner aux opérations susmentionnées, mais ne fera usage de la banque de données que pour les tâches qui lui sont assignées.
Enfin, Polaris sert de trait d’union entre les clubs et districts locaux d’une part et Rotary International d’autre part. L’affiliation d'un club au Rotary International implique des échanges de données avec le Rotary International.
Les objectifs et fonctionnalités susmentionnés de Polaris peuvent à tout moment être adaptés et/ou complétés par Rotary.
3.1 Accès et inscription
L’accès à la plateforme Polaris est pour une part ouvert à tout internaute. Le login pour par exemple l’accès aux données des membres est limité aux Utilisateurs préalablement inscrits. Tout membre d’un Rotary club a en principe le droit de s’inscrire sur Polaris.
L’inscription sur la plateforme implique la création d’un profil Utilisateur unique et personnalisé. Chaque Rotary club nomme un responsable chargé de l’accès à et de l’inscription de ses membres sur Polaris. Ce responsable se charge d’assigner les données nécessaires à la connexion, à savoir le nom d’Utilisateur, son adresse e-mail et son code d’accès. Le droit d’utilisation est attribué de manière non-exclusive et incessible à tout Utilisateur inscrit. En règle générale, ce droit d’utilisation est conféré pour la durée de l’affiliation au Rotary.
Le droit d’utilisation prend fin automatiquement lors de la cessation de l’affiliation à un club Rotary. En outre, le droit d’utilisation peut à tout moment, et en dépit du maintien de l’affiliation au Rotary, être résilié temporairement ou définitivement lorsque l’Utilisateur agit en violation des présentes Conditions Générales, d’autres conditions prévues expressément, de la législation en vigueur et/ou en dépit de la bonne foi attendue de la part de tout Utilisateur. Cette résiliation peut avoir lieu sans avertissement ni mise en demeure préalables. Enfin, Rotary peut à tout moment décider unilatéralement de désactiver temporairement la plateforme, de limiter l'utilisation ou d’y mettre fin si cela s’avère nécessaire afin d’assurer le bon fonctionnement et la sécurité de la plateforme Polaris. Cette résiliation unilatérale ne donne jamais lieu à quelque forme de compensation que ce soit.
Chaque profil Utilisateur est toujours strictement personnel et a un caractère confidentiel. Il est en tout cas interdit d’ouvrir ou de partager une session sur le profil Utilisateur d’un autre Utilisateur. L’Utilisateur ne peut céder son profil Utilisateur à un tiers. En outre, tout Utilisateur est tenu de préserver la confidentialité de son profil Utilisateur, par exemple par le choix d’un mot de passe. Il est recommandé aux Utilisateurs de faire preuve de la prudence nécessaire dans toute situation où leurs données d’accès sont ou peuvent être divulguées à des tiers. Tout Utilisateur qui constate une violation de la confidentialité de son profil, est tenu d’en informer Rotary pour que soient prises les mesures correctives appropriées.
Nous attachons beaucoup d’importance à la capacité de discernement de nos Utilisateurs, notammentde nos Utilisateurs mineurs. C’est pourquoi nous estimons que vous devez avoir atteint l’âge minimum de quinze (15) ans pour être autorisé à utiliser le service.
3.2 Profil Utilisateur
La principale condition préalable au droit d’utilisation est la création d’un profil Utilisateur. Ce profil Utilisateur comprend essentiellement toutes les coordonnées nécessaires des Utilisateurs, mais peut être complété ultérieurement par Rotary, l’utilisateur lui-même ou tout tiers et/ou Utilisateur mandaté. Pour ce qui est du traitement des données personnelles, nous nous référons par la présente à notre Charte Vie Privé.
Tout Utilisateur déclare avoir pris connaissance du fait que Polaris applique une visibilité de base de son profil Utilisateur et des informations complémentaires vis-à-vis d’autres Utilisateurs. L’Utilisateur lui-même est principalement responsable d’éventuels ajouts, modifications, corrections, suppressions, etc. de ses données. Tout ajout de contenu à la plateforme se fera aux risques et périls de l’Utilisateur. Tout Utilisateur est responsable de l’exhaustivité, l’exactitude et la véracité des informations communiquées sur la plateforme. Rotary n’est pas tenu de vérifier les informations à cet égard.
Tout Utilisateur dispose par conséquent des moyens nécessaires pour apporter des modifications afin d’empêcher la diffusion de données inopportunes. Si cette éventualité s’avère insuffisante, l’Utilisateur peut également limiter en partie la visibilité de ses données en apportant des changements aux privacy settings (paramètres de confidentialité) une fois connecté. Enfin, Rotary a pris les mesures utiles pour réserver, si nécessaire, l’accès à certaines pages de la plateforme aux Utilisateurs mandatés.
En conclusion, l’Utilisateur est le seul entièrement responsable de tout contenu qu’il fournit sur la plateforme, en ce compris l’exactitude, l’exhaustivité, l’appropriation et la tenue à jour des données. Toutefois, Rotary se réserve le droit de supprimer de la plateforme toute forme de contenu inapproprié, et applique de ce point de vue un large pouvoir discrétionnaire à la lumière des objectifs de Polaris.Si l’Utilisateur accorde explicitement l’autorisation à d’autres Utilisateurs de consulter le contenu entier de son profil, Rotary ne peut être tenue pour responsable des actes desdits Utilisateurs.
Tout Utilisateur s’engage à ne faire usage de Polaris que dans le cadre des objectifs de cette plateforme, comme défini dans les présentes Conditions Générales. L’Utilisateur s’engage à n’utiliser que de bonne foi le droit qui lui est conféré. Par conséquent, il ne pourra se servir de son profil utilisateur dans le cadre d’actes illicites, y compris la commission d’infractions.
Les Utilisateurs doivent s’abstenir de tout acte susceptible d’entraver l’accès général à la plateforme et de compromettre la fiabilité et la sécurité de la plateforme. L’Utilisateur s’engage à n’effectuer aucune manipulation qui pourrait imposer une charge disproportionnée à l’infrastructure de la plateforme Polaris.
L’Utilisateur est seul responsable pour tout virus ou fichier nuisible qu’il ajoute à la plateforme Polaris. Toute infraction à cette disposition devra être signalée à Rotary.
Tout Utilisateur est responsable personnellement et individuellement de tout contenu qu’il ajoute sur Polaris. Par conséquent, l’Utilisateur devra veiller à ce que ce contenu ne soit pas contraire à l’ordre public ou aux bonnes mœurs, à la législation en vigueur, aux droits de tiers et d’autres Utilisateurs, aux “règles de conduite normale” et ne constitue pas une violation des droits de propriété intellectuelle de tiers. Par règles de conduite normale, on entend entre autres l’abstention de comportements mensongers, malveillants ou discriminatoires. De même, Rotary n’est pas tenue de vérifier a priori les informations à cet égard.
Les Utilisateurs sont également tenus de respecter les droits des autres Utilisateurs. Il est interdit à tout Utilisateur de recueillir de façon systématique ou à grande échelle le contenu ou les informations d’autres Utilisateurs. Tout Utilisateur doit également s’abstenir de messages publicitaires non autorisés et de toute forme de marketing illégal ou non autorisé sur Polaris.
L’Utilisateur devra s’abstenir de tout acte allant à l’encontre des présentes Conditions Générales ou de l’utilisation de bonne foi de la plateforme Polaris. Rotary ne pourra en aucun cas être tenue pour responsable de tels actes et des dommages que ceux-ci pourraient causer à des tiers ou à d’autres Utilisateurs.
Toute forme de comportement illicite donne lieu à des sanctions envers l’Utilisateur. Rotary se réserve un large pouvoir discrétionnaire pour prendre les mesures raisonnables nécessaires, y compris la possibilité de résilier immédiatement et sans autre forme de procès le droit d’usage conféré à l’Utilisateur. En outre, Rotary peut entreprendre les démarches (extra)judiciaires nécessaires pour obtenir réparation du préjudice subi.
Rotary s’engage à prendre toutes les dispositions techniques et juridiques nécessaires en vue d’assurer le bon fonctionnement et la sécurité de la plateforme. Rotary témoigne d’une attitude réaliste concernant sa plateforme, et définit expressément par la présente que sa responsabilité ne peut être mise en cause dans les cas suivants. Polaris est mis à la disposition « en l’état ». Tout Utilisateur est conscient du fait qu’il utilise la plateforme à ses propres risques et périls.
Par conséquent, Rotary ne peut garantir que sa plateforme sera accessible à tout moment, ni qu’aucune interruption ou perturbation du service n’interviendra. Le cas échéant, Rotary s’engage à résoudre le problème dans les meilleurs délais. Rotary ne peut dès lors être tenue pour responsable de tout type de dommage direct ou indirect subi, résultant de telles interruptions ou perturbations.
Rotary ne peut en outre être tenue pour responsable des actes d’Utilisateurs et de tiers, qu’il s’agisse ou non d’une utilisation illicite et/ou abusive de la plateforme. Malgré toutes les mesures de prévention raisonnables, il n’est pas inconcevable que les données des Utilisateurs fassent l’objet de pertes, vols, accès non autorisés, modifications non autorisées ou tout autre acte nuisible. Rotary ne peut en être tenue pour responsable.
Il se peut que la plateforme contienne des liens vers d’autres sites web gérés par des tiers. Ces sites web sont totalement indépendants de Polaris et le fait que ces sites soient mentionnés, n’implique aucunement que Rotary les approuve ou les recommande. Dans la mesure où Rotary n’effectue aucun contrôle ni de contenu ni technique sur ces sites web, Rotary ne peut être tenue pour responsable de tout dommage direct ou indirect résultant de l’utilisation de ces sites web externes.
Rotary ne peut pas être tenue pour responsable des contenus placés et/ou publiés sur Polaris par des utilisateurs.
L’utilisation de la plateforme est facturée par l’AMR depuis la Suisse aux différents districts en fonction du nombre de clubs qu’ils regroupent et à raison d’un forfait par club et par année. La façon dont les districts facturent aux clubs ou aux membres diffèrent de l’un à l’autre.
Le paiement se fait actuellement par virement bancaire, mais pourra éventuellement, à l’avenir, être effectué sur le site Polaris.
Polaris contient des données et des fichiers du Rotary, d’Utilisateurs et de tierces parties qui sont protégés par la législation en vigueur, relative aux droits de propriété intellectuelle. Par droits de propriété intellectuelle, on entend le droit d’auteur, le droit des marques, le droit des dessins et modèles, le droit des banques de données et tout autre droit (de propriété intellectuelle) en vigueur.
L’utilisation de Polaris n’implique aucunement une cession desdits droits de propriété intellectuelle dans le chef de l’Utilisateur. L’utilisation de données et de fichiers protégés se limite à l’objectif général de Polaris tel que décrit dans les présentes Conditions Générales.
L’Utilisateur qui ajoute du contenu à Polaris déclare expressément qu’il dispose des droits de propriété intellectuelle ou de l’autorisation nécessaires. Pour tout contenu soumis aux droits de propriété intellectuelle, l’Utilisateur accorde à Rotary pour l’utilisation de ce contenu dans le cadre de Polaris une licence non exclusive, cessible, libre de redevances et mondiale.
Cette licence ne prend pas automatiquement fin à l’expiration du droit d’usage individuel, ce qui implique dès lors que le contenu reste en principe visible par Rotary et les Utilisateurs. Rotary s’engage à mettre fin à cette licence à la demande individuelle et écrite de tout ancien Utilisateur de Polaris. Cet engagement implique le retrait du contenu qui ne sera dès lors plus visible par d’autres Utilisateurs
Tout Utilisateur devra s’abstenir de toute violation de ces droits de propriété intellectuelle, sous réserve des cas où une autorisation a été accordée. En tout cas, l’Utilisateur devra laisser intactes les mentions et/ou notifications relatives aux droits de propriété intellectuelle.
8.1 Généralités
Les données personnelles fournies par l’Utilisateur sont collectées et traitées parRotary. Rotary assure à ses Utilisateurs qu’elle attache la plus grande importance à la protection de leur vie privée et de leurs données personnelles sensibles ou non, et qu’elle s’engage toujours à communiquer de manière claire et transparente sur ce point.Rotary s’engage à respecter la législation applicable en la matière, en particulier le RGPD (Règlement Général sur la protection des données). Vous trouverez plus d’informations concernant le traitement de vos données personnelles dans notre Charte Vie privée.
Rotary traite les données à caractère personnel aussi longtemps que nécessaire à l’exécution du service. Dès l’instant où l’Utilisateur décide de ne plus utiliser le service, Rotary devra mettre fin à tout traitement des données à caractère personnel, autre que nécessaire à la suppression ou au renvoi des données à l’Utilisateur.
Dans la mesure du possible, Rotary doit aider l’Utilisateur à s’acquitter de son obligation de donner suite aux demandes d’exercice des droits des personnes concernées : droit d’accès, de rectification, d’effacement, et d’opposition, droit à la limitation du traitement, droit à la portabilité des données, droit de ne pas faire l’objet d’une décision individuelle automatisée (y compris le profilage). Rotary International RI conserve certaines données d’un membre décédé ou ayant quitté le Rotary comme par ex. son nom, prénom sa date de naissance ceci comme information des membres
Rotary est autorisé à effectuer une ou plusieurs copies et/ou back-ups des données à caractère personnel. Les données à caractère personnel concernées jouissent de la même protection que les données à caractère personnel d’origine.
Rotary tient par écrit un registre des activités de traitement effectuées pour l’Utilisateur. Ce registre peut se présenter sous une forme électronique. Il doit contenir toutes les informations visées à l’article 30.2. du Règlement général sur la protection des données.
Rotary garantit un accès limité de son personnel aux données à caractère personnel uniquement dans la mesure où cet accès est nécessaire pour exécuter les opérations d’exécution du service. Le personnel de Rotary est en outre soumis à une obligation de confidentialité concernant le traitement des données à caractère personnel. Rotary s’engage à informer son personnel à propos de la législation vie privée et des dispositions du contrat.
8.2 Confidentialité
En vertu du Règlement général sur la protection des données, Rotary est tenu à une obligation de confidentialité concernant les données à caractère personnel traitées dans le cadre du service. Cette obligation de confidentialité s’applique de la même manière au personnel de Rotary ainsi qu’aux éventuels sous-traitants ultérieurs et à leur propre personnel.
Cette obligation de confidentialité prend effet dès la mise en service du stockage des backups de données de l’Utilisateur par Rotary.
Cette obligation de confidentialité ne s’applique pas lorsque Rotary est tenu de communiquer les données à caractère personnel à l’autorité de contrôle, en vertu d’une disposition légale ou d’une décision judiciaire, lorsque l’information est déjà connue du public, ou lorsque la communication des données à caractère personnel a été autorisée par l’Utilisateur.
8.3 Mesures de sécurité
En vertu du Règlement général sur la protection des données, Rotary s’engage à mettre en œuvre des mesures techniques et organisationnelles (ci-après, « les mesures de sécurité ») destinées à protéger les données à caractère personnel contre la destruction, soit par accident, soit illicitement, contre la perte, la fraude, la diffusion ou l’accès non-autorisé ou contre toute autre forme de traitement ou d’utilisation illégale.
Ces mesures de sécurité garantissent un niveau de sécurité adapté au risque qu’entraîne le traitement. Pour déterminer les mesures de sécurité adéquates, les parties tiennent compte de l’état de la technique, des coûts de mise en œuvre et de la nature, de la portée, du contexte et des finalités du traitement ainsi que des risques pour les droits et libertés des personnes concernées.
Rotary s’efforce de fournir tous les efforts raisonnables pour vérifier que leurs systèmes et services de traitement répondent aux exigences de confidentialité, d’intégrité, de disponibilité et de résilience constantes, compte tenu de l’état de la technique et des coûts de mise en œuvre.
8.4 Notification d’une violation de données
En vertu du RGPD, Rotary notifie à l’Utilisateur toute violation de données à caractère personnel dans les plus brefs délais, et au plus tard 24 heures après en avoir pris connaissance. Cette notification est accompagnée de toute documentation utile afin de permettre à l’Utilisateur si nécessaire, de notifier cette violation à l’autorité de protection des données et/ou aux personnes concernées. Rotary doit communiquer à l’Utilisateur les informations suivantes : la nature de la violation de données, les catégories et le nombre approximatif de personnes concernées, les catégories et le nombre approximatif de données à caractère personnel concernées, les conséquences probables de la violation de données, et les mesures prises pour remédier à la violation de données ou pour en atténuer les éventuelles conséquences négatives.
A la demande de l’Utilisateur, Rotary notifie la violation de données au nom et pour le compte de l’Utilisateur à l’autorité de contrôle dans les meilleurs délais et, si possible, 72 heures au plus tard après avoir constaté la violation, à moins que la violation en question ne soit pas susceptible d’engendrer un risque pour les droits et libertés des personnes physiques.
A la demande de l’Utilisateur, Rotary notifie la violation de données au nom et pour le compte de l’Utilisateur aux personnes concernées dans les meilleurs délais, lorsque cette violation est susceptible d’engendrer un risque élevé pour les droits et libertés des personnes physiques.
La décision d’informer ou non l’autorité de protection des données et/ou les personnes concernées d’une violation de données incombe à l’Utilisateur.
8.5 Sous-traitance ultérieure
Rotary doit s’assurer que le sous-traitant ultérieur présente les mêmes garanties quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées, de manière à ce que le traitement réponde aux exigences du Règlement général sur la protection des données, et notamment à l’article 32 du RGPD.
En cas de force majeure, Rotary n’est pas tenue de respecter ses engagements envers d’autres parties, y compris les Utilisateurs. Par force majeure, on entend toute situation indépendante de la volonté de Rotary, qui empêche l’exécution ultérieure de ses engagements en tout ou en partie. Cette dérogation à l’exécution des engagements de Rotary ne vaut que pendant la durée du cas de force majeure.
Les présentes Conditions Générales sont régies exclusivement par le droit européen, la Belgique faisant référence. Tout litige résultant des obligations contractuelles ou extracontractuelles des présentes Conditions Générales, sera soumis aux tribunaux du canton de Zurich (Suisse).
Polaris TCBLx-FR-1.1.docx- January 2021
